Физическая сохранность файлов электронного архива

Электронные носители информации сегодня используются практически во всех сферах деятельности современного человека – как в частной жизни, так и в офисе, как в выполнении профессиональных обязанностей, так и в обучении. Хранение и копирование, транспортировка файлов невозможна без использования различных носителей информации.

 Практически в каждом офисе постепенно все бумаги заменяются на один электронный архив, который дает возможность хранить информацию максимально компактно, на длительный срок, безопасно, ограничивая доступ к сведениям, осуществляя быстрый поиск необходимых документов в случае необходимости.

 Любой мобильный банк данных состоит из большого количества сведений, конкретных носителей информации и довольно актуальным является вопрос о выборе того или иного устройства, диска. В первую очередь, необходимо помнить о том, что любое, даже самое надежное устройство, может прийти в негодность. Поэтому информация должна храниться как минимум на двух-трех носителях, регулярно дублируясь и обновляясь. Это даст возможность не утратить файлы, даже если один жесткий диск сгорит или будет украден, испорчен и т.д.

 Как правило, рабочие экземпляры документов размещают на сервере или винчестере организации, а резервные копии создают на резервных серверах, магнитных лентах, оптических дисках, RAID-массиве. Большое значение имеет тип носителя, который определяется исходя из таких параметров, как вид хранимых документов и их совокупный объем, предполагаемый срок сохранения и обеспечение доступа к сведениям, характер производства носителей, предполагаемый режим хранения, требования по обеспечению аутентичности документов.

 Так, если планируется хранить сложно-структурированные и объемные информационные ресурсы (интегрированные данные, мультимедиа, проектная и конструкторская документация, оригинал-макеты печатных изданий и т.д.), то лучше выбирать емкие электронные носители для исключения возможности нарушения целостности документов. Когда же система электронного документооборота включает исключительно текстовые файлы, тот тут можно обойтись и оптическими дисками.

 Многое зависит и от времени – если срок составляет около 5 лет, то подойдет любой качественный современный носитель. Когда же нужно обеспечить сохранность данных на срок более 20 лет, лучше использовать жесткие диски, так как постепенно из-за обновления компьютеров, ПО появляется много нареканий на невозможность прочтения оптических дисков.